Privacybeleid

ComplyFort is een softwarebedrijf gevestigd in Schiedam, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42085731 (btw-nummer NL005484368B84). U bereikt ons via info@complyfort.nl.

Voor de verwerkingen die in dit privacybeleid worden beschreven is ComplyFort de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn om onze dienst te leveren en onze website veilig aan te bieden:

Wij verwerken geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens van patiënten), tenzij uw organisatie die zelf invoert als onderdeel van een compliance-registratie. In dat geval treedt ComplyFort op als verwerker en uw organisatie als verwerkingsverantwoordelijke. Zie daarvoor onze verwerkersovereenkomst.

• Uitvoering van een overeenkomst: verwerking die noodzakelijk is voor het leveren van de ComplyFort-dienst (art. 6 lid 1 sub b AVG).
• Gerechtvaardigd belang: het bijhouden van beveiligingslogboeken en het verbeteren van onze dienst (art. 6 lid 1 sub f AVG).
• Wettelijke verplichting: het bewaren van bepaalde gegevens op grond van belasting- of andere wetgeving (art. 6 lid 1 sub c AVG).
• Toestemming: voor nieuwsbrieven of marketingberichten, uitsluitend als u die toestemming heeft gegeven (art. 6 lid 1 sub a AVG).

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld. Na beëindiging van uw abonnement worden uw gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist.

Wij verkopen uw persoonsgegevens nooit en delen ze niet voor commerciële doeleinden. Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten. Een actueel overzicht is ook op aanvraag beschikbaar via info@complyfort.nl; bij wijzigingen informeren wij bestaande klanten vooraf.

De gegevens die u in het platform invoert, blijven binnen de Europese Unie. Het platform op https://app.complyfort.nl draait volledig in de EU-regio europe-west, en de herinneringsmails lopen via een Franse verzenddienst.

Voor deze website ligt dat anders, en dat willen wij niet mooier voorstellen dan het is. Onze website wordt gehost door Netlify, een Amerikaanse onderneming. Vult u het contactformulier in, dan worden uw naam, e-mailadres, organisatie en bericht bij Netlify verwerkt, en die verwerking kan buiten de EU plaatsvinden. De doorgifte berust op de door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen in de verwerkersovereenkomst met Netlify.

Wilt u dit vermijden, dan kunt u ons in plaats van het formulier gewoon rechtstreeks mailen of bellen; die gegevens komen dan niet bij Netlify terecht.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging. Concreet:

• gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256) en versleuteld verzonden (TLS 1.2 of hoger);
• gegevens van verschillende organisaties zijn van elkaar gescheiden, en die scheiding wordt server-side afgedwongen en met geautomatiseerde tests bewaakt;
• toegang binnen een organisatie is beperkt op basis van rollen (beheerder of medewerker);
• een account moet zijn e-mailadres bevestigen voordat er iets kan worden vastgelegd;
• onze authenticatie- en hostingdienst legt aanmeldmomenten en systeemgebeurtenissen vast.

Wat wij niet doen, zodat u daar niet ten onrechte op rekent: het platform houdt op dit moment geen doorlopend logboek bij van welke gebruiker welk dossier heeft ingezien of gewijzigd.

Wij nemen geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, en wij maken geen profielen van u. Het platform bewaakt termijnen en toont signalen, maar die zijn bedoeld als hulpmiddel voor uw eigen beoordeling — een beslissing neemt altijd een mens.

Onder de AVG heeft u de volgende rechten:

U oefent uw rechten uit door een e-mail te sturen naar info@complyfort.nl. Wij reageren binnen één maand (art. 12 lid 3 AVG). Is uw verzoek complex, dan laten wij u binnen die maand weten dat wij de termijn met maximaal twee maanden verlengen, en waarom. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Gaat het om gegevens die uw zorgorganisatie in het platform heeft ingevoerd, dan is die organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en niet ComplyFort. Richt uw verzoek dan aan uw zorgverlener; wij verwijzen u door en ondersteunen die organisatie waar nodig.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Wij stellen het op prijs als u eerst contact met ons opneemt, zodat wij samen naar een oplossing kunnen zoeken.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functionaliteit of gewijzigde regelgeving. Bij wezenlijke wijzigingen informeren wij u via e-mail of via een melding in de applicatie.